Ako ste samozaposleni u Španiji, vjerovatno ste već čuli za buduću obavezu izdavanja elektronske faktureIako se ova regulatorna promjena priprema već godinama, sve je bliže tome da postane stvarnost za sve profesionalce koji fakturišu drugim kompanijama ili freelancerima. To podrazumijeva značajne promjene i u načinu na koji radimo i u načinu na koji upravljamo svojim računovodstvom.
Elektronska faktura nije samo digitalna datoteka. Da bi bila pravno važeća, mora ispunjavati niz zahtjeva. tehnički, regulatorni i funkcionalni zahtjevi koji prave razliku u poređenju sa jednostavnom PDF fakturom generisanom u Wordu ili Excelu. U ovom članku ćemo detaljno objasniti šta ova nova obaveza podrazumijeva, kako utiče na samozaposlene radnike i šta trebate učiniti da se što brže prilagodite i izbjegnete potencijalne kazne.
Šta se podrazumijeva pod elektronskim fakturisanjem i zašto će biti obavezno?
Una elektronska faktura To je digitalni dokument koji zamjenjuje konvencionalnu papirnu fakturu. Međutim, da bi imao istu pravnu valjanost, mora biti u skladu sa formalni zahtjevi kao što je uključivanje strukturiranog formata (XML, UBL ili Facturae), elektronski potpisivanje i slanje putem važećeg kanala.
Razlog za ovu promjenu je uzrokovan Kreirajte i razvijajte zakon (Zakon 18/2022), koji ima za cilj modernizaciju sistema naplate u Španiji. Ovaj zakon je utvrdio da se sve komercijalne transakcije između kompanija i profesionalaca moraju obavljati putem elektronsko obračunavanjeTo jest, u praksi, svaka samozaposlena osoba koja radi za drugu kompaniju ili stručnjaka morat će se prilagoditi.
Ova promjena ne predstavlja samo administrativni napredak, već i nastoji smanjiti kašnjenja, povećati fiskalnu transparentnost i digitalizirati ekonomijuIako se u početku može činiti kao dodatno opterećenje za samozaposlene, zapravo može ponuditi značajne koristi.
Kada će elektronsko fakturisanje biti obavezno za samozaposlene radnike?
Obaveza izdavanja elektronskih faktura neće važiti za sve samozaposlene radnike u isto vrijeme. Zakon predviđa progresivni raspored koji zavisi od godišnji promet i razvoj povezanih tehničkih propisa.
- Za samozaposlene radnike i kompanije sa godišnji promet veći od 8 miliona eura, obaveza će biti aktivirana godinu dana nakon objavljivanja tehničkog propisa. Procjenjuje se da će to biti u 2025, tako da bi obaveza nastala 2026.
- Za ostale samozaposlene (sa nižim prometom), rok se produžava do dvije godine nakon usvajanja propisa, koja nas vodi do 2027 kao rok.
Iako mnogi profesionalci mogu dobrovoljno početi izdavati elektronske fakture već sada, prilagođavajući se promjeni unaprijed, preporučljivo je obratiti pažnju na službene rokove.
Ko je obavezan, a ko isključen?
Obaveza izdavanja elektronskih faktura odnosi se samo na B2B poslovne odnose (između preduzeća ili profesionalaca). Stoga, ako fakturišete pojedincima (B2C), i dalje možete izdavati papirne ili nestrukturirane PDF fakture.
Također će postojati izuzeća za određene operacije, kao što su:
- Maloprodaja s direktnom dostavom potrošaču, gdje se koriste ulaznice.
- Usluge bez obaveze fakturisanja.
- Poslovanje izvan Španije, ako ne podliježe španskom zakonodavstvu.
Prednosti uvođenja elektronskog fakturisanja
Pored zakonske obaveze, elektronsko fakturisanje donosi veoma relevantne prednosti za svakodnevno upravljanje samozaposlenima:
- Ušteda troškovaizbjegavate štampanje, koverte, poštu, fizičko skladištenje…
- Bolja organizacijaSve fakture centralizirane u oblaku, dostupne s bilo kojeg uređaja.
- smanjenje greškeSoftver automatizira obračun poreza i sprječava ljudske greške.
- Veća sigurnostKorištenje digitalnog potpisa garantuje autentičnost dokumenta.
- Administrativna agilnostIdealno za podnošenje poreza ili digitalno vođenje računa.
Koji su formati elektronskih faktura dozvoljeni?
Ne smatra se svaka digitalna datoteka važećom elektronskom fakturom. Da bi se uskladila s propisima, faktura mora biti u strukturirani i certificirani formatGlavni prihvaćeni formati su:
- fakturaObavezni španski standard za naplatu javnim tijelima.
- UBL: međunarodni format koji olakšava interoperabilnost.
- XML CII: format koji promoviraju Ujedinjene nacije za globalno fakturiranje.
- EDIFACTISO standard koji se koristi u komercijalnoj elektronskoj razmjeni podataka.
Osim toga, uz njih mora biti priložen i napredni elektronski potpis ili koristite EDI tehnologiju kako biste osigurali integritet i autentičnost.
Dodatne obaveze novog sistema
Novi sistem naplate nije ograničen samo na slanje elektronskih faktura. Uključuje nove obaveze kao što su:
- Zapis o statusu faktureI pošiljalac i primalac moraju prijaviti da li su prihvaćeni, odbijeni, plaćeni ili prebačeni.
- Digitalno očuvanjeElektronske fakture moraju se čuvati 4 godina u formatu dostupnom za uvid.
- InteroperabilnostSistemi moraju biti kompatibilni među različitim dobavljačima i omogućavati nesmetanu razmjenu.
- Komunikacija s TrezoromAko ne koristite javno rješenje AEAT-a, morat ćete poslati kopiju svojih faktura putem njihove platforme.
Koji softver mi je potreban za izdavanje elektronskih faktura?
Da biste se prilagodili novim propisima, morat ćete imati program za elektronsko fakturisanje koji ispunjava tehničke zahtjeve koje je postavilo Ministarstvo finansija i nacionalni zakoni. Neke ključne preporuke:
- To radi u oblaku i automatski se ažurira.
- Budite spremni generirati fakture u Facturae ili UBL formatu.
- To omogućava elektronski potpis.
- Da se može integrirati s drugim računovodstvenim alatima, bankama itd.
Neka istaknuta rješenja na tržištu uključuju Holded, Declarando i Quipu. Ove platforme su posebno dizajnirane za freelancere i mala preduzeća.
Koji su koraci za izdavanje elektronske fakture?
Postupak se ne razlikuje mnogo od izdavanja tradicionalne fakture, ali treba imati na umu sljedeće korake:
- Instalirajte kompatibilni softver.
- Postavite svoj digitalni certifikat.
- Pripremite obavezna polja: : serijski broj, datum, podaci o izdavaocu i kupcu (NIF, adresa, itd.), detaljan opis usluge ili proizvoda, primjenjivi porezi, ukupan iznos po stavkama.
- Potpišite elektronski fakturu ako je potrebno.
- Pošalji primaocu putem važećeg digitalnog kanala.
- Sačuvajte kopiju dostupan za pregled najmanje 4 godine.
Kazne za neizdavanje elektronskih faktura
Kršenje ovih obaveza može dovesti do novčanih kazni u rasponu od 3.000 do 60.000 euraNeke od najrelevantnijih sankcija su:
- 3.000 € za svaku fakturu koja nije izdata elektronskim putem kada je to potrebno.
- 6.000 eura za greške u skladištenju ili konzervaciji faktura.
- Do 60.000 eura za nepoštivanje mjera privatnosti i sigurnosti.
- Do 50.000 € ako koristite neodobreni softver za fakturiranje nakon zakonskih rokova.
Digitalni komplet kao pomoć u tranziciji
Vlada nudi kroz program Digital Kit Pomoć do 12.000 eura za ugovaranje digitalnih rješenja, uključujući programi za elektronsko fakturisanjeOvi grantovi se finansiraju iz evropskih fondova i nepovratni su, tako da ih nećete morati vraćati.
Rok za njihovo podnošenje ističe 31 2025 Oktobar za kompanije sa više od tri zaposlena. Samostalni poduzetnici sa manje od tri zaposlena moći će podnositi prijave do decembra 2026. godine.
Agenti za digitalizaciju poput Declaranda mogu vam pomoći da se prijavite za vaučer bez dodatnih troškova i savjetovati vas koji softver najbolje odgovara vašim potrebama.
Uključivanje elektronskog fakturisanja u vaše procese može predstavljati važan korak ka digitalnoj transformaciji, omogućavajući vam optimizaciju resursa, poboljšanje finansijske kontrole i smanjenje rizika. Što se prije upoznate s alatima i zahtjevima, to ćete imati više koristi i manje poteškoća tokom tranzicije.